一、指导思想
为了提高学生档案管理水平，加强学生档案管理工作，确保学生档案的质量与安全，更好的为全院学生管理工作服务，为学生服务，结合我院学生档案实际情况，制定本办法。
二、档案管理人员工作职责
（一）制定和完善食品科学学院学生档案管理规章制度，负责对学院学生档案材料收集和整理工作的指导、督促、检查。
（二）对学生档案实行集中统一管理，切实维护学生档案的完整性、真实性和安全性，全院学生档案集中到指定办公室按年级、班级归类，每列档案柜为一个年级，每个档案柜放3—4个班级，统一管理。应对所存学生档案的保管情况定期进行检查，并填写食品科学学院档案登记本(包括借阅、清点核对情况)遇有特殊情况，应立即向院领导报告，及时处理。
食品科学学院档案登记本（模板）
日期 | 事由 | 资料名称 | 查阅人 | 归还日期 | 备注 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 档案清点核对情况 | ||||||
班级 | 应有档案人数 | 缺失档案数量 | 缺失档案名单 | 缺失材料内容 | 核对时间 | 核对人 | 备注 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
（三）做好新生入学档案整理工作，每年九月份完成新生入学档案的接收，次年3月份完成分流班级档案整理工作。
（四）做好毕业生档案派遣工作，每年5月份完成毕业生档案整理，6月份由学校统一进行档案的派遣。
（五）做好分流与转专业学生档案交接工作。
三、学生档案借阅管理流程
（一）档案借阅人应为年级辅导员。若班主任、教务人员、任课老师、领导等需要借阅学生档案，须经年级辅导员同意。
（二）档案借阅人必须按规定履行借阅登记手续，经得档案管理人员同意，注明借阅事由，并在食品科学学院档案登记本上做好登记，方可查阅。
（三）档案借阅人要爱护档案，不得向无关人员泄漏档案内容，对违者要追究其责任。
（四）档案原则上不外借，如必须借出使用时，要说明理由，严格履行手续，限期归还，并在食品科学学院档案登记本上做好登记。
（五）查阅档案时，查阅人不得翻阅与查阅内容无关的档案材料。
四、新生入学档案交接程序与收集范围
（一）每年新生入学后（含专转本专业），各新生辅导员应对学生档案进行认真清点、核对，对每个学生档案收集内容做到完整，应及时确定班委的职务，协助整理班级档案方可交接给学生档案管理人员，由学生档案管理人员认真审核确保无误，方可办理相关交接手续，档案入柜。
（二）新生入学档案收集范围为：学生自高中阶段起的相关材料：包括考生入学材料（三张纸）、高中学生登记表、高中毕业生登记表、学习成绩单（或学籍表）、学生档案缺失说明（需签字盖章）、团员材料（含入团申请书、入团志愿书等）。
（三）专转本专业入学档案收集范围为：高中学生登记表、高中阶段学习成绩单、高中毕业生登记表、专科学生登记表、专科阶段学习成绩单、专科毕业生登记表、学生档案缺失说明（需签字盖章）、团员材料（含入团申请书、入团志愿书等）。
五、分流与转专业学生档案交接程序
分流与转专业学生按照学校有关要求做好档案交接工作，按照分流与转专业学生名单对相关学生档案进行清点、核对，对每个学生档案收集内容做到完整，并填写分流学生档案交接表，签字、盖章。每一次档案交接都要有档案清点核对情况。
毕业生档案派遣及收集范围
（一）学生毕业后，学生档案将按照就业指导中心派遣方案将档案转递到毕业生就业单位或毕业生入学时的生源所在地。
（二）毕业生档案派遣应填写毕业生档案清单，归档备查。
（三）毕业生档案收集范围：
普高学生：考生入学材料（三张纸）、高中学生登记表、高中毕业生登记表、高中学习成绩单（或学籍表）、报到证白联*、身份证复印件（需签字盖章）*、学士学位申请书*、南京晓庄学院学生登记表*、高等学校毕业生登记表*、毕业设计（论文）成绩登记表*、成绩单*、学生档案缺失说明（需签字盖章）*、体检表*、团员材料（含入团申请书、入团志愿书等）、党员材料：正式党员：①入党志愿书；②入党申请书；③入党转正申请书；④入党政审材料等。预备党员：①入党志愿书；②入党申请书；③思想汇报；④入党政审材料；⑤积极分子考察登记表；⑥预备党员考察表等。（注：预备党员材料不放在学生个人档案中，由学生本人将密封好的材料和“组织关系介绍信”一并带到单位交组织部门）积极分子：①入党申请书；②思想汇报；③其它积极分子材料等。
专转本学生：高中学生登记表、高中阶段学习成绩单、高中毕业生登记表、专科学生登记表、专科阶段学习成绩单、专科毕业生登记表、报到证白联*、身份证复印件（需签字盖章）*、学士学位申请书*、南京晓庄学院学生登记表*、高等学校毕业生登记表*、毕业设计（论文）成绩登记表*、成绩单*、学生档案缺失说明（需签字盖章）*、体检表*、团员材料（含入团申请书、入团志愿书等）、党员材料：正式党员：①入党志愿书；②入党申请书；③入党转正申请书；④入党政审材料等。预备党员：①入党志愿书；②入党申请书；③思想汇报；④入党政审材料；⑤积极分子考察登记表；⑥预备党员考察表等。（注：预备党员材料不放在学生个人档案中，由学生本人将密封好的材料和“组织关系介绍信”一并带到单位交组织部门）积极分子：①入党申请书；②思想汇报；③其它积极分子材料等。
备注：*为必需材料
